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    ET ESPACES ÉVÉNEMENTIELS

Future Meeting Spaces : priorité aux collaborations et aux technologies disruptives

Auteur : Hartmut Kulessa, European Marketing Manager

À quoi ressembleront les réunions et les événements de demain ? Dans un cas comme dans l’autre, les participants sont encouragés à proposer des idées et à initier des conversations tout en structurant leurs réflexions personnelles et professionnelles. À l’avenir, les interactions et les échanges seront au cœur des espaces de réunion ; ces deux éléments seront complétés par des applications pratiques et par des expériences mémorables. Des innovations comme la technologie holographique, la projection 3D et les espaces collaboratifs sont voués à être utilisés de plus en plus fréquemment. Mais comment nous préparer à cette transition ?

Panasonic est à la pointe de la recherche et des discussions au sujet du Future Meeting Space. Initié par le German Convention Bureau, l’Association européenne des Centres de Congrès et l’institut Fraunhofer, ce projet de recherche vise à déterminer les facteurs techniques et organisationnels contribuant au succès des réunions, à identifier les profils des différents participants et à savoir comment ceux-ci sont impactés par la technologie.

Son objectif est de comprendre comment les réunions, les conférences et les événements se tiendront dans cinq à dix ans, et quelles technologies pourront répondre aux besoins de l’espace de réunion du futur. Il peut s’agir de projections holographiques sur des forums interactifs, de systèmes de caméras pour des conférences multisites, ou de technologies d’affichage interactif pour des conférences de travail en équipe.

Cette étude identifie la numérisation et l’interaction comme les deux besoins essentiels des utilisateurs ; il est possible de répondre à ces besoins en utilisant des technologies innovantes, comme une projection à grande échelle ou des murs interactifs pour permettre aux intervenants de se connecter, de visualiser et de présenter l’information d’une façon stimulante et mémorable. Les écrans Panasonic peuvent déjà être utilisés par plus d’un utilisateur à l’aide de la technologie Multi-Touch, pour permettre à plusieurs personnes d’écrire simultanément. Panasonic est en mesure de mettre au point des écrans tactiles grand format grâce à la technologie ShadowSense. Celle-ci permet aux capteurs de détecter l’ombre d’un objet et de déterminer son emplacement exact ; elle peut reconnaître jusqu’à 20 points de détection simultanés pour obtenir des murs vidéos plus étendus. La technologie peut détecter automatiquement des périphériques de saisie tels qu’un stylet, un effaceur ou même un doigt, et passer de l’un à l’autre. Elle est même en mesure d’identifier un contact involontaire et de l’ignorer.

L’interactivité et les technologies numériques sont d’autres facteurs de réussite identifiés par cette étude. Elle recommande notamment d’utiliser des formats et des technologies inédites et innovantes, ainsi que des outils de visualisation et des formats interactifs pour favoriser le transfert de connaissances. À cet effet, Panasonic a récemment développé le concept de « salle de cours adaptable » : conçu à l'origine pour être utilisé dans l’enseignement, il peut trouver sa place dans les futurs espaces de réunion. Développée avec des partenaires tiers, la technologie pour salle de cours adaptable utilise des projecteurs laser (dont les bords peuvent être fusionnés pour créer une grande projection frontale) ainsi que de multiples écrans interactifs installés sur des tables de travail destinées au travail en petits groupes. Les contenus peuvent être envoyés des petits écrans aux projecteurs principaux pour faciliter les discussions de groupe et rendre les réunions entièrement interactives et collaboratives.

Le développement d’environnements de réunion collaboratifs est une tendance nette du marché. Selon le rapport Panasonic, le travail en commun ou « collaboration » joue un rôle essentiel dans le transfert des connaissances. Pour acquérir un savoir durable, il est préférable de collaborer et

de partager l’information. Les organisateurs des événements ne doivent donc pas se contenter de promouvoir les interactions sur site en proposant des formats de contenus et des technologies adaptées, mais aussi partager des contenus en ligne et les rendre accessibles. Ainsi, il sera possible de faire évoluer efficacement les comportements d’apprentissage et d’enseignement. Allied International Bank a créé une grande installation professionnelle de plus de 500 écrans Panasonic pour construire des espaces de détente pour les réunions informelles ; des messages ont également été diffusés grâce à des solutions d’affichage dynamique. L'installation audiovisuelle a fait évoluer la culture d’entreprise d’AIB ; elle a également limité les communications électroniques et entraîné la création d'un espace de travail flexible, de façon à ce que les employés puissent travailler en collaboration de façon formelle ou informelle. Cette technologie peut être utilisée pour perfectionner les espaces de réunion de demain.

Le rapport Panasonic indique également l’importance des réseaux professionnels. Les participants à un événement collaborent dans un environnement de travail intensif, et accordent de la valeur à l’échange d’expériences, de connaissances et de contenus. Leurs interactions se poursuivent après la clôture de l’événement, et tissent un réseau en perpétuelle évolution.

En outre, l’étude indique que, pour satisfaire les participants, « les organisateurs doivent se concentrer sur le transfert de connaissances et prévoir des éléments de surprise ou transformateurs, tout en répondant aux besoins individuels de chaque type de participant. » Pour être satisfaits par un événement, les participants doivent y avoir acquis de nouvelles compétences à appliquer dans leur activité professionnelle au quotidien, y avoir été surpris ou challengés intellectuellement. Il est également important de prendre en compte et d’intégrer les besoins de toutes les personnes présentes, qu’elles soient non-initiées ou expertes, junior ou senior, discrètes ou extraverties.

Dans la première partie du projet de recherche sur l’avenir des espaces de réunion, la présence holographique a été identifiée comme l’une des technologies d’avenir dans les réunions et les événements. L’an dernier, les projecteurs Panasonic ont été utilisés pour créer une projection holographique à l’Imperial College de Londres. Les hologrammes ont pu discuter en temps réel avec les étudiants, prendre en compte les réactions du public et répondre à des questions par l’intermédiaire d’une interface Camera Link, comme s’ils se trouvaient dans la même pièce. Le système utilisé consiste à projeter une image en direct sur un écran de verre, créant un effet de profondeur à l’aide d’une toile de fond, d’un projecteur et d’un moniteur. Il offre une multitude d’opportunités inédites au secteur éducatif et au monde de l’entreprise. Pour préserver un certain degré d’interaction avec le public, les intervenants utilisaient un moniteur haute définition dans un studio à distance, paramétré de façon à leur permettre d’établir un contact visuel et interagir avec les personnes auxquelles ils s’adressaient.

Pour les sociétés événementielles, il s’agit d’une façon d’attirer les meilleurs intervenants à leurs événements sans leur imposer un déplacement à la fois coûteux, chronophage et à fort impact environnemental. Cette technologie est beaucoup plus économique que les hologrammes utilisant la technique du « fantôme de Pepper », et donc bien plus abordable pour les moyennes entreprises.

La projection holographique pourrait contribuer à créer un environnement interactif pour les conférences téléphoniques et les réunions, permettant aux organisations internationales de réduire leurs coûts en tenant leurs réunions à distance sans renoncer à la dimension humaine des interactions en tête-à-tête. Désormais, plutôt que de limiter le nombre d’interlocuteurs en optant pour un rendez-vous physique, il est possible d’inclure un plus grand nombre d’intervenants et de rendre leur participation bien plus interactive qu’avec une vidéoconférence.

À l’avenir, les espaces de réunion et événementiels reposeront sur l’interactivité et sur des technologies offrant des expériences uniques aux participants. Au fil des progrès technologiques, les techniques collaboratives et la projection holographique se feront sans doute de plus en plus présentes dans les salles de réunion aux quatre coins du monde.