• Des réunions productives au CIO grâce à Panasonic

Des réunions productives au CIO grâce à Panasonic

Un système de visioconférence HD Panasonic réunit les équipes du Comité International Olympique à travers le monde

Depuis la ville suisse de Lausanne, le Comité International Olympique (CIO) chapeaute le Mouvement Olympique moderne à l'échelle mondiale. Il organise également les Jeux olympiques d'été et d'hiver, ainsi que les Jeux olympiques de la jeunesse.

Le CIO utilise de manière intensive les systèmes de visioconférence haute définition de Panasonic pour ses séances d'échanges, ses réunions et ses discussions, tant au sein de l'organisation qu'avec les nombreux comités organisateurs à travers le monde.

Grâce à ce système, les équipes du CIO peuvent facilement rester en contact par-delà les frontières tout en limitant les pertes de temps, les coûts et les émissions liés aux déplacements.

Pour une organisation de la taille du CIO, qui a des bureaux et des équipes sur tous les continents, les coûts et émissions liés aux déplacements nécessaires pour assister à des réunions et des séances collaboratives peuvent en effet vite exploser. L'excellente qualité de son et d'image du système de conférence de Panasonic permet à toutes les équipes de rester dans leur propre bureau tout en ayant la sensation d'être ensemble dans la même pièce, et élimine complètement les pertes de temps et les coûts de déplacement générés par les réunions présentielles.

Ce système donne la possibilité aux utilisateurs mobiles de participer à la réunion où qu'ils soient grâce à l'application HDVC Mobile. Il embarque également un suppresseur d'écho unique qui réduit les problèmes de bruit de fond et d'écho vocal, fréquemment rencontrés avec beaucoup d'autres systèmes de visioconférence.

David Rodriguez, chef de projet au CIO : « Nous utilisons le système comme un téléphone classique. Il faut seulement connaître le nom de domaine ou l'adresse IP de l'interlocuteur, ce qui nous permet d'utiliser cette technologie de visioconférence comme nous utiliserions un système de téléconférence classique. » 

« Il est simple à utiliser et permet de démarrer rapidement les réunions »

 

L'utilité du système se voit encore renforcée avec la possibilité d'organiser des conférences en affichant simultanément des images de votre pièce et de celle de votre interlocuteur ainsi que des informations provenant d'un ordinateur sur l'un des trois moniteurs, permettant à chacun de clairement voir à quoi il est fait référence durant l'appel vidéo.

Pierre Ducrey, directeur associé pour les Jeux olympiques : « Le CIO doit superviser l'avancement des Jeux olympiques. Idéalement, nous devrions donc être à plusieurs endroits à la fois. »

« Évidemment, ce n'est pas possible. Le fait de pouvoir compter sur des moyens de communication tels qu'un système de visioconférence haute définition représente pour nous un énorme progrès, car cela nous permet de rester en contact permanent avec l'ensemble des comités organisateurs à travers le monde en bénéficiant de communications de très bonne qualité. »

En configuration maximale, le système produit des images haute définition de 1080p à 60 ips. Les utilisateurs ont donc l'impression que les participants à la conférence se trouvent dans la même pièce, et les réunions se déroulent sans être perturbées par des communications de piètre qualité et un système peu fiable.

« Ce système nous garantit des communications très efficaces et nous permet d'organiser le même type de réunion que nous aurions face-à-face, tout en économisant un temps de déplacement considérable. De manière générale, c'est une bien meilleure option en terme de durabilité. Nous avons désormais tendance à préférer les visioconférences », ajoute Pierre Ducrey.

« Il nous permet de rester en contact permanent avec l'ensemble des comités organisateurs à travers le monde »

 

Le système standard permet une connexion sur 6 sites, pouvant être étendue à 10 sites avec une licence. Les groupes se connectent de la même manière qu'avec un système de téléconférence, en bénéficiant d'une flexibilité et d'une utilité accrues grâce à la vidéo haute définition.

Michelle Lemaître, responsable du département Durabilité au CIO : « Nous nous sommes concertés avec les différents comités organisateurs pour qu'ils installent le système Panasonic chez eux également. C'est une chose très positive pour notre fonctionnement – le système facilite énormément les échanges et allège notre charge de travail. »

« Mais nous ne l'utilisons pas seulement dans le cadre de l'organisation des Jeux olympiques ; le département des ressources humaines s'en sert aussi pour communiquer avec les candidats potentiels. Le Service olympique de radiotélévision a aussi installé ce système dans ses bureaux à Madrid. Nous l'utilisons donc dans toute l'organisation. »

« Vu qu'il est très simple à utiliser et permet de démarrer rapidement les réunions, le CIO fait tout pour encourager l'utilisation de cette technologie. »

« Nous sommes passés des téléconférences aux visioconférences. Nous le voyons comme un pas en avant, un pas que nous voulons franchir partout où nous le pouvons. »