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Choisir votre nouveau système téléphonique

 

Vous envisagez de remplacer votre système téléphonique de bureau ?

 
Voici quelques conseils qui devraient vous être utiles. Si vous connaissez les réponses aux questions suivantes, vous devriez trouver plus facilement un système répondant à vos besoins.
 
Tout d'abord, dressez la liste des caractéristiques de votre système téléphonique actuel :
 
• De combien de téléphones avez-vous besoin ?
 
• Combien de personnes emploierez-vous d'ici 1 à 3 ans ?
 
• Combien de personnes sont susceptibles d'utiliser le téléphone en même temps ?
 
• Pouvez-vous indiquer en quoi votre système téléphonique actuel ne correspond plus à vos besoins ?
 
Les réponses à ces questions devraient vous donner une idée du nombre de postes (lignes téléphoniques internes) et de trunks (lignes téléphoniques externes) dont vous avez besoin, ainsi que des fonctionnalités manquantes. 
Maintenant, répondez aux questions suivantes à propos de vos appels externes :
 
• Disposez-vous de plusieurs bureaux ? Si tel est le cas, combien d'appels sont passés entre les bureaux ?
 
• Passez-vous des appels internationaux ? Combien ?
 
Ces réponses vous indiqueront le meilleur moyen d'acheminer vos appels externes. En d'autres termes, de quels types de trunks avez-vous besoin ? Vous pouvez réaliser des économies en choisissant d'acheminer certains appels via un réseau IP comme Internet ou via le réseau RTCP traditionnel.
Renseignez-vous sur les systèmes informatiques existants. Vous pourrez exploiter votre infrastructure informatique pour réaliser des économies et ajouter une fonctionnalité à votre système téléphonique. Essayez de répondre aux questions suivantes :
 
• Quel type de câblage est installé pour le réseau ?
 
• Le câblage relie-t-il tous les bureaux ?
 
• Les commutateurs réseau prennent-ils en charge le protocole Power Over Ethernet ?
 
L'infrastructure informatique vous indiquera si votre réseau convient pour les postes téléphoniques IP, ce qui pourrait vous épargner des dépenses de câblage et simplifier l'installation.
N'hésitez pas à consacrer du temps à l'étude des fonctionnalités téléphoniques dont vous avez besoin. Cela vous sera très utile. Ce faisant, pensez à la façon dont vos salariés travaillent.
 
• Certains membres du personnel se déplacent-ils souvent au sein du site ?
 
• Les employés sont-ils souvent éloignés de leur bureau ?
 
• Employez-vous des télétravailleurs ou du personnel basé sur site ?
 
• Utilisez-vous des applications informatiques pour stocker les coordonnées ?
 
• Disposez-vous d'une équipe pour gérer les appels entrants ?
 
• Certains utilisateurs occupent-ils des fonctions spécifiques, telles que réceptionnistes, superviseurs de centre d'appels ou personnel travaillant en environnement difficile ?
 
Ces questions vous fourniront des informations sur les capacités des applications et des terminaux dont vous avez besoin sur un système approprié, y compris les applications CTI, les systèmes de messagerie vocale et les modules de touches programmables. Basez dès le début votre choix de plate-forme PBX sur ces critères, plutôt que de les traiter en tant qu'ajouts, afin de garantir une intégration et une simplicité d'utilisation optimales.
 
Enfin, n'oubliez pas de prendre en compte vos exigences en termes d'installation et de maintenance.
 
Solutions :
Désormais, vous avez probablement à votre disposition une foule d'informations relatives à votre système actuel, ainsi que certaines exigences en vue d'un remplacement. Certains aspects technologiques pouvant constituer un avantage concurrentiel sont évoqués ici.
 
Bureaux multiples :
Si votre entreprise est multisite, notez que vous pouvez réaliser des économies en acheminant les appels entre les bureaux via un réseau VPN (Virtual Private Network) sur Internet, plutôt que par le réseau RTCP.
 
Cet avantage peut se révéler particulièrement intéressant si vos bureaux sont implantés dans plusieurs pays. Sa mise en œuvre passe éventuellement par la configuration de trunks VoIP.
 
Travailleurs mobiles :
Si votre personnel se déplace beaucoup autour de votre site, mais doit rester en contact, les terminaux sans fil DECT peuvent leur offrir un avantage considérable en leur permettant de rester en contact lorsqu'ils sont en déplacement.
 
Les systèmes DECT modernes pour entreprises offrent tous les avantages des téléphones de bureau connectés PBX et permettent aux utilisateurs d'accéder à leur messagerie vocale et à la fonction de transfert d'appels lorsqu'ils ne se trouvent pas au bureau.
 
Intégration informatique-téléphone (CTI)
Si votre entreprise utilise un package CRM (Customer Relations Management) ou un gestionnaire de contacts informatique, simplifiez votre quotidien en connectant le système téléphonique à l'application informatique.
 
De cette façon, les appels sont passés directement depuis l'application de votre choix. Ce système vous permet de ne plus stocker vos numéros à deux endroits différents et facilite la recherche de contacts et le passage des appels grâce à la fonction de numérotation « Click to dial ».
 
Les informations ci-dessus devraient vous fournir de solides bases et la liste des configurations requises vous aidera dans votre choix de solutions potentielles.